Nachdem Sie die generelle und strategische Ausrichtung Ihres Newsletters definiert haben und sich für einen geeigneten Versanddienstleister entschieden oder eine geeignete Versandlösung erworben haben, wird es Zeit, sich der rechtlichen Rahmenbedingungen zu versichern.

Für das eMail-Marketing und speziell für den Newsletterversand greift ein Mix aus BDSG (Bundesdatenschutzgesetz), TDDSG (Teledienst-datenschutzgesetz, TDG (Teledienstegesetz) und UWG (Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb).

Selbstverständlich kann niemand von Ihnen verlangen, unter die Juristen zu gehen - aber die wichtigsten rechtlichen Grundlagen sollten Sie kennen und beachten!

1. Kein Versand ohne Einwilligung

   Unabhängig davon, ob Sie private oder gewerbliche Empfänger mit Ihrem Newsletter erreichen möchten, dürfen Sie diese nur kontaktieren, wenn Sie deren Einverständnis - das sogenannte Opt-In - vorliegen haben, oder bereits eine regelmäßige Geschäftsbeziehung besteht. Unaufgeforderte Newsletter sind wettbewerbswidrig und verstoßen gegen das UWG.

   Wenn Sie gerade erst frisch mit Ihrem Newsletter starten und beispielsweise eine Kundendatei als Grundbestand für Ihren Verteiler nutzen möchten, empfiehlt es sich, diese nicht einfach ungefragt für alle Zeit in Ihre Newsletterdatenbank zu schreiben. Eine freundliche Einladung an den Kundenstamm mit einem Hinweis auf Ihren neuen Newsletter erzielt erfahrungsgemäß eher die gewünschte Wirkung! Entscheiden Sie also nicht einfach über die Köpfe Ihrer Kunden hinweg, sondern stellen Sie Ihren Newsletter einmalig vor mit der Bitte um Anmeldung oder Bestätigung für künftigen Erhalt.

2. Erhebung der Einwilligung - Opt-In

   Die Erhebung einer Einwilligung muss nicht zwangsweise elektronisch erfolgen, Sie können diese auch mittels Unterschrift auf einem Formular oder telefonisch erheben. Der einfachste Weg ist jedoch die Online-Registrierung, da diese in der Regel automatisch verarbeitet wird, somit keinen zusätzlichen Aufwand verursacht und auch leicht widerrufen werden kann.

   Technisch sind 4 verschiedene Einwilligungsformen möglich:

   a) Opt-Out-Verfahren (verboten!)

   Sie versenden ungefragt Newsletter und bieten lediglich eine Abmeldefunktion an - frei nach dem Motto: Wer sich nicht abmeldet ist selbst schuld! Mit diesem Verfahren würden Sie gegen geltendes Recht verstoßen - leider praktizieren das heute noch sehr viele Unternehmen.

   b) Single-Opt-In (erlaubt aber tückisch)

   Ein Interessent trägt sich über Ihre Webseite ein und erhält lediglich eine Bestätigungsanzeige auf der Webseite. Dies ist zum einen sehr leicht wieder zu vergessen, zum anderen kann jeder eMail-Adressen eintragen, ohne das der Inhaber der Adresse dies weiß. Sie haben daher meist einen Mehraufwand im Bereich Beschwerdemanagement, daher ist diese Option nicht zu empfehlen.

   c) Confirmed-Opt-In (erlaubt und sinnvoll)

   Nach erfolgreicher Eintragung wird direkt eine Begrüßungsmail verschickt. Diese sollte im Idealfall vollkommen frei von Werbung sein, eine leichte Möglichkeit zur Abbestellung bieten und nochmals verdeutlichen, wofür sich der Nutzer angemeldet hat. Durch den Versand der Bestätigungsmail erfüllen Sie den Anspruch des Gesetzgebers auf Protokollierung der Einwilligung.

   d) Double-Opt-In (erlaubt und rechtlich lückenlos)

   Mit dem Double-Opt-In Verfahren erfüllen Sie alle wichtigen Ansprüche, die rein rechtlich auf Sie zukommen könnten. Der Nutzer meldet sich an, erhält eine Bestätigungsmail an seine eMail-Adresse und muss einen darin enthaltenen Link klicken, um den Anmeldeprozess abzuschließen.

   Sie können dokumentieren, dass es tatsächlich der Wille des Nutzer war, da dieser ihn explizit bestätigt hat. Der Nachteil dieser Variante besteht allerdings darin, dass teilweise bis zu 50% der Anmeldungen verloren gehen, weil diese nicht bestätigt wurden. Weisen Sie bei Verwendung des Double-Opt-In daher unbedingt bereits im Verlauf des Anmeldeprozesses auf die Bestätigungsemail hin!

3. Anmeldeprozess gestalten

   Der Gesetzgeber verlangt, dass Newsletter auch anonym bezogen werden können müssen. Für Sie als Anbieter bedeutet dies, auf Pflichtfelder zu verzichten.

   Generell sollten Sie

   • die Nutzerführung so einfach wie möglich halten
   • nur wenige Angaben erheben (Datensparsamkeit)
   • Datenschutzhinweise geben
   • Hinweise auf Abbestellmöglichkeiten einblenden und
   • über Inhalte und Versandfrequenz aufklären.

   Detaillierte Ausführungen hierzu finden Sie in §3 und §4 TDDSG!

4. Kennzeichnungspflicht der Newsletter - Impressum

   Jedes Mailing muss über ein Impressum verfügen, welches der Empfänger schnell einsehen kann. Dieses kennzeichnet eindeutig die Herkunft der eMail und gibt dem Empfänger die Möglichkeit, dieses zuzuordnen oder sich nach den zu ihm gespeicherten Daten zu erkundigen. Ein Link auf ein Impressum auf Ihrer Webseite genügt nicht!

   Das Impressum sollte sich auch in Ihren Bestätigungsmails befinden - nicht nur im anschließenden Newsletter.

5. Abmeldemöglichkeiten in Newslettern

   Ein Empfänger Ihrer Newsletterdatenbank muss jederzeit die Möglichkeit haben, sich aus dem Verteiler auszutragen. Dies kann zum einen über Ihre Webseite erfolgen und zum anderen über eindeutig gekennzeichnete Abmeldelinks in Ihrem Newsletter.

   Empfänger, die beide Varianten umgehen und sich direkt mit dem Wunsch nach Austragung an Sie wenden, müssen dennoch Gehör finden und deren Gesuch verarbeitet werden.

6. Dokumentationspflicht der Newsletterbetreiber

   Sie sind als Newsletterbetreiber jederzeit verpflichtet, Ihren Empfängern Auskunft über die zu ihnen gespeicherten Daten zu erteilen. Diese Anfragen kommen in der Regel selten vor, sind jedoch unbedingt zu bearbeiten, um Beschwerden oder gar Einträge in Spamlisten etc. zu vermeiden.

Checkliste Newsletter Guide Teil 4:

• Liegt die Einwilligung Ihrer Empfänger vor oder besteht eine Kundenbeziehung?
• Auf welche Weise möchten Sie das Opt-In erheben?Opt-Out-Verfahren (verboten!)Single-Opt-In (erlaubt aber tückisch)Confirmed-Opt-In (erlaubt und sinnvoll)Double-Opt-In (erlaubt und rechtlich lückenlos)
• Wie sollte der Anmeldeprozess gestaltet werden?Anonyme Bezugsmöglichkeit, einfache Nutzerführung, Datensparsamkeit, Datenschutzhinweise, Abmeldehinweise, Inhaltevorschau, Versandfrequenz
• Haben Sie Ihren Newsletter und die Bestätigungsmails korrekt mit einem Impressum gekennzeichnet?
• Bieten Sie den Empfängern ausreichende Abmeldemöglichkeiten?
• Können Sie Ihren Empfängern jederzeit Auskunft zu den Daten geben, die Sie zu ihnen gespeichert haben?

Weitere Hilfestellungen zu diesem Thema bietet Ihnen der 5. Teil unseres Newsletter Guides mit dem Titel "Layoutgestaltung Ihres Newsletters".

Sie möchten Ihren eigenen Newsletter starten und setzen auf Professionalität? Wir sind der Partner an Ihrer Seite!

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